Prognose cockpit: Liquiditeitsoverzicht

In dit onderdeel kunnen voor per omzetgroep, inkoopgroep en kostencategorie een betaaltermijn worden ingesteld.

Effectief betekent dit dat inkomsten en uitgaven die voortkomen uit activiteiten die op de resultatenrekening voorkomen worden verschoven in de tijd. Invoer van deze termijnen zal leiden tot diverse debiteuren- en crediteurenposten op de balans, en daarmee de hoogte van het werkkapitaal beïnvloeden.

Daarnaast zal dit uiteraard gevolgen hebben voor de liquiditeit. De koppeling tussen kosten en uitgaven en de koppeling tussen opbrengsten en inkomsten worden hiermee vastgelegd.

Ontvangsten van afnemers

Bij de ontvangsten van afnemers kunnen de debiteuren worden aangestuurd en nader worden gespecificeerd. De debiteuren zijn een afgeleide van de omzet; het betreft gerealiseerde omzet die nog niet is betaald in de betreffende verslagperiode.

De historische data leveren vaak geen gedetailleerde informatie over debiteuren. Vanuit de historie wordt er één post handelsdebiteuren ingegeven en wordt de bijbehorende termijn bepaald.

Debiteuren kunnen worden gestuurd met de debiteurentermijn. De berekende debiteurentermijn is de gemiddelde periode dat een vordering uitstaat, berekend op basis van de omzet. Als deze omzet voor een deel contant wordt afgerekend is dit gemiddelde een gewogen gemiddelde van de omzet zonder betaaltermijn en omzet met betaaltermijn.

Prognose van debiteuren

De berekening van de debiteuren en crediteuren kan worden opgesplitst in de berekening van oude historische debiteuren en debiteuren die zijn ontstaan in de prognose. Dat is afhankelijk van de keuze die hiervoor is gemaakt bij de schakelaar Afwikkeling historische cijfers.

Een in de prognose ingevoerde betaaltermijn wordt alleen toegepast op de omzet van de prognose. Alle omzet vanuit het verleden wordt apart verwerkt, en hiervoor wordt de aanname gehanteerd dat de ‘oude’ omzet nog steeds wordt betaald volgens de historische termijn.

Let op dat de ingevoerde termijn in de prognose niet hetzelfde is als de berekende termijn. Een handmatig aangepaste termijn in de prognose gebruikt altijd leidt niet altijd tot extra debiteuren/crediteuren, bijvoorbeeld in een maand zonder omzet of inkoop. Daarmee wordt voorkomen dat de stijging van de rubriek hoger is dan de totale omzet (of inkoop bij crediteuren) van die maand.

De basisregel hoe debiteuren worden gestuurd kan worden ingesteld met de schakelaar Prognose handelsdebiteuren.

Deze schakelaar kent de volgende mogelijkheden:

• Geen automatische debiteurenspecificatie vanuit historie per omzetgroep. Houdt debiteurentermijnen constant per groep: Als er nog niets is ingevoerd in de prognose, zal de laatst ingevoerde/berekende termijn worden voortgezet. Als er in de prognose al een specifieke termijn is opgevoerd bij een omzetgroep, dan zal deze termijn blijven staan en ook worden voortgezet (mits de omvang van de omzet dat toelaat, geen omzet is geen debiteuren).

• Geen debiteurenspecificatie per omzetgroep. Houdt het totaalbedrag van debiteuren gelijk aan voorgaand jaar. Als er nog niets is ingevoerd in de prognose, zal het laatst ingevoerde/berekende bedrag worden voortgezet. Als er in de prognose al een specifieke termijn/bedrag is opgevoerd bij een omzetgroep, dan zal dit bedrag worden voortgezet (mits de omvang van de omzet dat toelaat, geen omzet is geen debiteuren).

• Bepaal automatisch voor elke omzetgroep in de eerste kolom een debiteurentermijn die start in de prognose.

• Laat historische Handelsdebiteuren (ongespecificeerd) aflopen volgens de historische termijn. De debiteurenstand vanuit de historie wordt weggewerkt. Deze debiteuren worden gelijkmatig afgeboekt gedurende een periode met de lengte van de debiteurentermijn van de historische debiteuren.
  Omzetgroepen met een omzet in de eerste kolom van de prognose krijgen een (berekende) termijn mee die gelijk is aan de gemiddelde termijn in de prognose. Dit is standaard de ongespecificeerde debiteurentermijn vanuit historie.

Betalingen aan leveranciers

Bij de ontvangsten van afnemers kunnen de debiteuren worden aangestuurd en nader worden gespecificeerd. De debiteuren zijn een afgeleide van de omzet; het betreft gerealiseerde omzet die nog niet is betaald in de betreffende verslagperiode.

De historische data leveren vaak geen gedetailleerde informatie over debiteuren. Vanuit de historie wordt er één post handelsdebiteuren ingegeven en wordt de bijbehorende termijn bepaald.

Crediteuren kunnen worden gestuurd met de crediteurentermijn. De berekende crediteurentermijn is de gemiddelde periode dat een betaling uitstaat, berekend op basis van de inkoop. Als deze inkoop voor een deel contant wordt afgerekend is dit gemiddelde een gewogen gemiddelde van de inkoop zonder betaaltermijn en inkoop met betaaltermijn.

Prognose van crediteuren

De berekening van de debiteuren en crediteuren kan worden opgesplitst in de berekening van oude historische debiteuren en debiteuren die zijn ontstaan in de prognose. Dat is afhankelijk van de keuze die hiervoor is gemaakt bij de schakelaar Afwikkeling historische cijfers.

Een in de prognose ingevoerde betaaltermijn wordt alleen toegepast op de inkoop van de prognose. Alle inkoop vanuit het verleden wordt apart verwerkt, en hiervoor wordt de aanname gehanteerd dat de ‘oude’ inkopen nog steeds worden betaald volgens de historische termijn.

Let op dat de ingevoerde termijn in de prognose niet hetzelfde is als de berekende termijn. Een handmatig aangepaste termijn in de prognose gebruikt altijd leidt niet altijd tot extra debiteuren/crediteuren, bijvoorbeeld in een maand zonder omzet of inkoop. Daarmee wordt voorkomen dat de stijging van de rubriek hoger is dan de totale inkoop van die maand.

De basisregel hoe crediteuren worden gestuurd kan worden ingesteld met de schakelaar Prognose handelscrediteuren. Deze schakelaar kent de volgende mogelijkheden:

• Geen automatische crediteurenspecificatie vanuit historie per inkoopgroep. Houdt crediteurentermijnen constant per groep. Als er nog niets is ingevoerd in de prognose, zal de laatst ingevoerde/berekende termijn worden voortgezet. Als er in de prognose al een specifieke termijn is opgevoerd bij een inkoopgroep, dan zal deze termijn blijven staan en ook worden voortgezet (mits de omvang van de inkoop dat toelaat, geen inkoop is geen crediteuren).

• Geen crediteurenspecificatie per inkoopgroep. Houdt het totaalbedrag van crediteuren gelijk aan voorgaand jaar. Als er nog niets is ingevoerd in de prognose, zal het laatst ingevoerde/berekende bedrag worden voortgezet. Als er in de prognose al een specifieke termijn/bedrag is opgevoerd bij een inkoopgroep, dan zal dit bedrag worden voortgezet (mits de omvang van de inkoop dat toelaat, geen inkoop is geen crediteuren).

• Bepaal automatisch voor elke inkoopgroep in de eerste kolom een crediteurentermijn die start in de prognose.

• Laat historische Handelscrediteuren (ongespecificeerd) aflopen volgens de historische termijn. De crediteurenstand vanuit de historie wordt weggewerkt. Deze crediteuren worden gelijkmatig afgeboekt gedurende een periode met de lengte van de crediteurentermijn van de historische crediteuren. Inkoopgroepen met een inkoop in de eerste kolom van de prognose krijgen een (berekende) termijn mee die gelijk is aan de gemiddelde termijn in de prognose. Dit is standaard de ongespecificeerde crediteurentermijn vanuit historie.

Betalingstermijn bedrijfskosten

Alle betalingen van bedrijfskosten op de resultatenrekening kunnen gestuurd worden via een betalingstermijn. Daarnaast is de mogelijkheid om de betaling rechtstreeks in het liquiditeitsoverzicht in te voeren; de betaaltermijn wordt dan afgeleid. Dit leidt tot overlopende posten die op de balans worden verwerkt.

Als gevolg hiervan zijn de volgende rubrieken toegevoegd die voortkomen uit te vroege of latere betaling:

Balans

• Vorderingen: Vooruitbetaalde kosten (onderverdeeld naar hoofdrubrieken kosten)

• Kortlopende schulden: Kostencrediteuren.

Per kostenrubriek is er een post kostencrediteuren. Kostencrediteuren, die vaak vanuit de historische balans meekomen zijn vaak niet gekoppeld aan een kostenrubriek en staan vermeld onder “kostencrediteuren ongerubriceerd”.

De rubriek kostencrediteuren bestaat uit de optelling van alle nog te betalen kosten. Het direct invoeren van de totale betalingen of van de globale kostencrediteurentermijn overschrijft een eventuele eerder aangebrachte specifieke betaling bij een rubriek niet. Specificaties die zijn ontstaan door het invullen van het liquiditeitsoverzicht blijven aanwezig. Het saldo tussen het totaal en de specificaties wordt geboekt op de rubriek "Kostencrediteuren ongerubriceerd".

Voor de rubriek "Kostencrediteuren ongerubriceerd" geldt:

• Het is de rubriek die ervoor zorgt dat er totalen kunnen worden ingevuld zonder verlies van specificaties (zojuist toegelicht);

• Bij het invoeren van specificaties verandert per definitie de prognose.