Het maken van een starters-prognose

Introductie
Met de prognosefunctionaliteit van Fyndoo Advise bouw je gedegen financiële scenario’s die de gevolgen laten zien van de keuzes die jouw klant maakt. In Forecast komt ruim dertig jaar expertise samen zodat je er zeker van kan zijn dat alle mogelijke keuzes die jouw klant wil maken juist worden doorberekend.

In deze handleiding ga je aan de slag met het maken van een prognose voor een bestaande onderneming. Je leert hierbij werken met Fyndoo Advise. We gaan in op het werken met zowel de historische cijfers als de prognose-module.

Het startpunt is een klant. Wanneer je een nieuwe klant hebt aangemaakt in de applicatie, kom je terecht op het klanten-dashboard. Dat ziet er uit zoals je in de afbeelding hieronder kunt zien.

Onderwerpen in deze handleiding

In deze handleiding zullen we de volgende onderwerpen bespreken.

  • Het aanmaken van een nieuwe klant in Fyndoo Advise

  • Het werken met historische cijfers

  • Het maken van een prognose voor een startende ondernemer

  • Het bekijken van de prognose in de Inzicht-module

Het aanmaken van een nieuwe klant

Laten we beginnen met het aanmaken van een nieuwe klant in Fyndoo Advise. In het voorbeeld noemen we deze 'Bakkerij Zwolle'. Allereerst log je in bij Fyndoo Advise. Dat doe je via de link https://advise.fyndoo.com.

Je kunt nu in het linkermenu klikken op de knop 'Voeg bedrijf toe'. In het formulier wat nu wordt getoond dien je ten minste de verplichte velden in te vullen. Deze velden zijn gemarkeerd met een rood sterretje.

Wanneer je alle benodigde gegevens hebt ingevoerd, dan klik je rechtsonder op de blauwe knop 'Opslaan'. Daarna kom je terecht op het hierboven genoemde klanten-dashboard.

Het werken met historische cijfers

Het startpunt van iedere financiële analyse zijn historische cijfers. Deze kun je handmatig invoeren, of je kunt ze importeren.

In deze voorbeeldcasus gaan we eerst uit van een startende onderneming. Dat betekent dat de enige historische cijfers die we hebben een beginbalans is. Er is dus geen informatie om te importeren; we gaan de cijfers handmatig invoeren.

De historische cijfers willen we gebruiken voor een prognose. We willen een prognose maken voor onze zojuist aangemaakte klant. Op het klanten- dashboard kun je daarom kiezen voor 'Een prognose maken'.

Fyndoo zegt vervolgens dat er geen prognoseprojecten zijn. Daarom kun je op de link klikken om een nieuw prognoseproject aan te maken. Je kunt hier, indien aanwezig, historische cijfers uploaden. Omdat deze ondernemer een startende ondernemer is, zijn er nog geen historische cijfers. Daarom kunnen we in het linkermenu klikken op 'Bekijk en bewerk financiële data' om een verzameling minimale cijfers in te vullen, zodat we daarna de daadwerkelijke prognose kunnen maken. Klik dus allereerst in het linkermenu op de knop 'Bekijk en bewerkt financiële data'.

Daarna klik je op de knop 'Voeg boekjaar toe' en kies je het jaar vóór het jaar waarin de ondernemer gaat starten.

Daarna vul je minimale cijfers in. Bijvoorbeeld Liquide middelen 100 euro, en Eigen vermogen van 100 euro. Op die manier hebben we een balans die in evenwicht is. Uiteraard kun je dit ook uitgebreider invullen. Maar voor het overzicht beperken we het in deze handleiding even tot twee velden.

 

Tips:

  • Wanneer je historische cijfers invoert, is het belangrijk dat je dit chronologisch doet. Dus eerst alle historische cijfers van 2017, en daarna de historische cijfers van 2018. Dit omdat Fyndoo Advise op basis van deze cijfers de vermogensaansluiting berekent. Wanneer je de cijfers niet chronologisch invult, wordt de aansluiting niet juist berekend, en kan dit later voor onverwachte resultaten zorgen.

  • Je kunt de historische cijfers invoeren op jaarbasis. Het kan voorkomen dat Fyndoo je een rode waarschuwing geeft dat de balans niet in evenwicht is. Dat komt omdat de cijfers ook op maandbasis worden verdeeld, en afhankelijk van je ingevoerde waarden krijg je dan deze melding. Je kunt bij het bewerken van de historische cijfers onderin het beeld kiezen voor een controle op het balansevenwicht op basis van de jaarcijfers. Dat zie je in onderstaande afbeelding.

Vervolgens klik je op 'Klaar met bewerken', en kies je voor 'Volgende' onderin de applicatie. Daarna klik je in het linkermenu op 'Aanmaken prognose'. In de video hieronder zie je hoe dit proces verloopt.


Het maken van een prognose voor een startende ondernemer

Je komt nu op het scherm waarin je een nieuw prognose-project aanmaakt. Geef de prognose een naam. Bijvoorbeeld 'Going concern' en kies eventueel voor een ander aantal jaren dan het standaard geselecteerde aantal. Om de prognose echt aan te maken klik je op 'Opslaan'.

Je kunt kiezen voor een prognose op basis van maanden of jaren. Wanneer je kiest voor maanden, dan kun je op maand-niveau de cijfers van je prognose bekijken en invoeren. Je kunt ze dan tevens op jaar-niveau bekijken. Echter, kies je voor 'Jaren', dan kun je de cijfers niet op maandbasis bekijken.

We zien nu dat het project helemaal leeg is. Het heeft geen zin om de ‘5-minuten-prognose-wizard” en de “Prognosevariabelen” te starten (deze knoppen vind je onderin beeld), omdat deze functies uitgaan van cijfers uit het verleden. We moeten in dit geval de prognose opbouwen vanuit de “Scenario’s”.

Maak een nieuw scenario aan door op de + te klikken zoals hieronder en geef het scenario een unieke naam, bijvoorbeeld 'Business plan 1'.

Vervolgens kun je door middel van het toevoegen van opties het ondernemingsplan uitwerken. Je vindt een groot aantal voorgedefinieerde opties die je kunt gebruiken. Zo voeg je met de optie 'Omzet' bijvoorbeeld een nieuwe omzetgroep toe. Hieronder wordt getoond hoe je een omzetgroep toevoegt. We voegen hier 'Broden' toe, met een laag BTW-tarief. Ook kun je per prognosejaar invoeren wat het resultaat van de omzetgroep is. Je kunt dit ook percentages invoeren, wanneer je historische cijfers hebt, of een lijn wilt doortrekken op basis van eerdere prognosejaren.

Opdracht:
Maak een prognose van drie jaar met de volgende gegevens:

 

  • Voeg een optie toe met een omzet in het eerste jaar van 252.000 euro, gevolgd door 30% groei in het tweede jaar en 20% groei in het derde jaar. De inkoopwaarde is 55% van de omzet, en de marge is 45%. Gemiddeld houdt de klant een voorraad aan van ongeveer 14 dagen omzet.

  • Daarna voeg je nog een optie met personeelskosten toe. In het eerste jaar bedragen deze 50.000 euro voor 2 FTE. In het 2e jaar komt er een 3e FTE bij, en is er sprake van 2% loonstijging. Het personeel wat in dienst is, zijn vrienden. Het personeel heeft aangegeven dat ze het fijn vinden om het vakantiegeld in juni uitbetaald te krijgen in plaats van in mei. Het plaatje hieronder toont hoe dat scherm eruit ziet.

  • Voeg de optie Werkkapitaal toe, met een debiteurentermijn van 5 weken en een crediteurentermijn van 4 weken. Zorg dat men altijd minimaal 2% van de omzet als liquide middelen beschikbaar heeft voor de lopende betalingen.

  • De klant laat een geïntegreerde webshop, betaalsysteem en voorraadbeheer module ontwikkelen voor €50.000 die hij in drie jaar wil afschrijven. (Let op: dd/mm/jjjj). Dit voer je op als overige materiële vaste activa.

  • Voor het eigen vermogen: er zijn twee vennoten die initieel 10.000 euro storten. Daarnaast hebben ze een jaarlijkse privé-opname van 25.000 euro. Dit zijn dus twee verschillende opties die je toevoegt in de categorie Eigen Vermogen.

  • Voor de financiering van de onderneming is er een lening van 100.000 euro met een rente van 7% die in 3 jaar wordt afgelost. Maandelijks wordt er een betaling gedaan.

  • De bedrijfskosten in het eerste jaar bedragen 5.000 euro. In het tweede jaar is dit 10.000 euro. Voor het derde jaar vul je niets in, maar laat je Fyndoo zelf rekenen.

  • De huisvestingskosten bedragen 80.000 euro in het eerste jaar; daarna is de groei gerelateerd aan inflatie

  • De verkoopkosten in het eerste jaar zijn 50.000 euro, en in de volgende jaren 40.000 euro.

  • De overige bedrijfskosten zijn jaarlijks gelijk: 20.000 euro

  • Als laatste voeg je een rekening courant toe. Deze vind je bij de opties onder 'Financieringen'. Maak een rekening courant aan met een limiet van 30.000 euro en een rentepercentage van 10 procent

Tip

  • Standaard worden de financiële cijfers getoond op jaarbasis. Wanneer je wilt inzoomen op specifieke maanden, dan gebruik je de selector 'Jaren; 1/2 Jaren; Kwartalen; Maanden' bovenin onder de menubalk. Wanneer je 'Maanden' kiest, kun je vervolgens daaronder weer het jaar kiezen waarop je wilt inzoomen.

    • Standaard rekent de prognose-module met voor ingestelde prognoseregels. Dat betekent dat trends worden herkend in de historische cijfers, en dat de lijn dan wordt doorgetrokken. Wil je niet dat de prognose zelf gaat rekenen, maar de hele prognose handmatig invullen? Dan kun je ervoor kiezen om de rekenregels uit te zetten. Dat doe je door rechtsboven te klikken op het pijltje naar beneden, en te kiezen voor de Prognose cockpit. Vervolgens bewerk je de prognose, en pas je de instelling aan. Dit werkt niet in het scenario, alleen in je basis-prognose. Je ziet hieronder hoe dat werkt.

Een PDF-rapportage maken

Vervolgens kun je een PDF-rapportage maken van het opgestelde scenario. Dit doe je te klikken op het download-icoontje bovenaan, en te kiezen voor 'Rapportage'. Let op dat je kiest voor het juiste scenario bij meerdere scenario’s.

Zoals je ziet wanneer je klikt op het 'Download' icoontje is het ook mogelijk om je prognose te exporteren naar Excel.

De prognose bekijken in de inzicht-module

Met de inzicht-module kun je het gemaakte scenario grafisch weergeven. Je krijgt een aantal overzichtelijke grafieken, die je kunt gebruiken om de prognose samen met je klant door te spreken.

Je opent de inzicht-module door in de blauwe linkermenubalk te klikken voor 'Inzicht'. Vervolgens kun je in het menu bovenin je scenario selecteren. Daarna klik je op de blauwe knop 'Bekijk scenario'.

Wanneer je op de balken in de grafieken bovenin het scherm klikt, dan 'zoomen' de cijfers onderin beeld in op dat specifieke jaar dat je hebt aangeklikt.