Kantoren beheren
- Fyndoo
Als Beheerder binnen jouw kantoor heb je de mogelijkheid (en de bijbehorende verantwoordelijkheid) om toegang tot de applicatie te verschaffen aan jouw collega's en om de digitale omgeving binnen de applicatie in te richten waarin jouw collega's kunnen werken. Op het tabblad kantoor kun je de structuur binnen jouw kantoor en de instellingen voor jouw kantoor bekijken en wijzigen.
De functionaliteit beschreven op deze pagina is geen onderdeel van het standaardabonnement. Informeer bij ons naar de mogelijkheden.
Je bereikt het kantoorbeheer door allereerst op jouw gebruikersnaam te klikken en te kiezen voor 'Gebruik Finan Online'.
Vervolgens zie je in de menubalk 'Kantoorbeheer' staan. In het overzicht van kantoren zie je welke kantoren aanwezig zijn in het systeem en kun je jouw kantoor zoeken. Door op jouw kantoor te klikken ga je naar de details van dat kantoor. Daar kan je de structuur binnen het kantoor en de instellingen voor het kantoor bekijken en wijzigen.
Gegevens
Voor jouw kantoor kan je de naam wijzigen en een nummer toekennen waarmee je jouw kantoor makkelijker kunt herkennen.
Op het tabblad "Gebruikers" kan je de accountants beheren die binnen jouw kantoor toegang hebben tot de applicatie. Door het toevoegen van Beheerders aan jouw kantoor kan je één of meerdere collega's dezelfde rechten geven als de rechten die jij zelf hebt. Door het toevoegen van Beheerders aan jouw kantoor kan je één of meerdere gebruikers in staat stellen om zelf de gegevens van jouw kantoor te bewerken.
Licentie
Je kunt hier zien welke licenties voor jouw kantoor actief zijn en hoeveel gelijktijdige gebruikers er op dit moment actief zijn binnen jouw kantoor.
Veld | Beschrijving |
Applicatie | Het onderdeel van Finan waarvoor de licentie geldt. |
Sublicenties | Het maximumaantal gebruikers dat tegelijkertijd gebruik kan maken van de genoemde applicatie. |
In gebruik | Het aantal gebruikers dat op dit moment gebruikmaakt van de genoemde applicatie. |
Vestigingen
Binnen uw kantoor kunt u verschillende vestigingen maken, waarmee cliënten en gebruikers aan een vestiging kunnen worden toegewezen.
Naam | De naam van de vestiging. Dit veld is verplicht. |
Code | Een code voor de vestiging. Dit veld is verplicht en moet uniek zijn. |
Nummer | Binnen de organisatiestructuur kunt u een nummering aanmaken om onderdelen makkelijk te identificeren. |
Omschrijving | Hier kunt u extra informatie kwijt om de vestiging te beschrijven. |
Gebruikers
Als Beheerder kan je zelf gebruikers toevoegen en verwijderen. Op het subtabblad "Gebruikers" zie je welke gebruikers voor jouw kantoor aanwezig zijn en tot welke vestigingen ze toegang hebben. Als je op een gebruiker klikt, zie je meer details over de gebruiker. Via deze pagina kan je ook de gegevens van de gebruiker wijzigen en de vestigingen waartoe hij of zij toegang heeft.
Veld | Beschrijving |
E-mailadres | Het e-mailadres van de gebruiker. Naar dit adres zal het wachtwoord worden gestuurd. Dit veld is verplicht. |
Naam | De naam van de gebruiker. Dit veld is verplicht. |
Telefoonnummer | Het telefoonnummer van de gebruiker. |
Wachtwoord | Het wachtwoord van de gebruiker zal worden aangemaakt als je de gebruiker voor de eerste keer aanmaakt. Bij bestaande gebruikers kan je een nieuw wachtwoord laten genereren door die optie aan te vinken. |
Vestigingen | Per aanwezige vestiging kan gekozen worden of de gebruiker toegang krijgt tot deze vestiging. Dit kan gedaan worden door de betreffende vestiging aan te vinken. Daarbij kan ook een keuze gemaakt worden welke rol (Beheerder en/of Accountant) deze gebruiker krijgt bij de betreffende vestiging. Verdere toelichting m.b.t. deze rollen is te vinden bij Rollen |
Binnen de applicatie worden twee rollen onderscheiden.
Beheerder: De Beheerders zijn medewerkers van een kantoor die binnen hun kantoor de vestigingen en gebruikers kunnen beheren. Daarnaast kunnen zij instellingen wijzigen die van toepassing zijn op alle gebruikers binnen het kantoor. Beheerders kunnen ook een Accountant-rol binnen hun kantoor toegewezen krijgen.
Accountant: De Accountant kan met de applicatie cliënten beheren en werken met de data van de cliënt in de verschillende Apps die beschikbaar zijn binnen Fyndoo.
Layouts
De rapporten die gegenereerd worden door de applicatie kan je aanpassen aan de stijl van jouw kantoor. Hiervoor zijn diverse kleurthema's beschikbaar en kan je kiezen uit diverse lettertypen. Je kunt meerdere layouts aanmaken waaruit de gebruikers binnen jouw kantoor kunnen kiezen. Mocht je de geboden mogelijkheden te beperkt vinden, informeer dan naar de mogelijkheden voor een op maat gemaakte layout.
In de lijst zie je de layouts die beschikbaar zijn. Deze kan je wijzigen of verwijderen. Met de voorbeeldknop kan je een pdf maken waarin je ziet hoe de door jou gekozen instellingen eruit zien in een rapport.
Naam | De naam van de layout. Dit veld is verplicht. |
Standaard template | U kunt één layout selecteren als de standaard-layout door dit vakje aan te vinken. De standaard-layout kan niet verwijderd worden; maak daarvoor eerst een andere layout de standaard. |
Lettertype koppen | Het lettertype dat gebruikt wordt voor (tussen)koppen. |
Lettertype tekst | Het lettertype dat gebruikt wordt voor normale tekst. |
Kleurenschema | Welke kleuren gebruikt worden binnen het rapport. |
Logo | Een afbeelding die op de voorpagina geplaatst wordt. Hieronder staat hierover meer informatie. |
De bestandsformaten die in de rapportage opgenomen kunnen worden zijn JPG, PNG en PDF. Voor het beste resultaat raden wij aan om een PDF te gebruiken. Als u een JPG- of PNG-bestand uploadt, zorg er dan voor dat de afmetingen van jouw afbeelding zo groot mogelijk zijn, maar dat de grootte van het bestand niet groter is dan 1 MB.
Bij het uploaden van een PDF zijn de afmetingen van de afbeelding normaal gesproken niet van belang. Wel is het belangrijk dat de afbeelding het bestand helemaal vult en er dus geen marges rond de afbeelding zijn. Ook voor PDF geldt de restrictie dat het bestand niet groter mag zijn dan 1 MB.